Maria Cano Sørensen jonglerer vagtplanlægning for flere sengeafdelinger og et ambulatorium på Nordsjællands Hospital. Hun har fået konsulentbistand til at nørde endnu mere ned i vagtplansystemet og ensrette vagtplaner på tværs af afdelinger.
Lunge- og infektionsmedicinsk afdeling på Nordsjællands Hospital har flere sengeafdelinger og et ambulatorium på flere forskellige matrikler. Det gør vagtplanlægger Maria Cano Sørensens job ret komplekst. Hun er kontorassistent og arbejder understøttende og tværgående med vagtplaner for cirka 100 af de omkring 300 ansatte på afdelingen.
– Det er oversygeplejerskerne på de enkelte afdelinger, som laver ugeplanerne. Jeg understøtter det systemtekniske og sørger for, at grundlaget for at lave vagtplanerne er i orden, så der er det rigtige data i systemet, forklarer Maria Cano Sørensen og tilføjer:
– Der er stigende fokus på, at arbejdspladsen jo låner medarbejderne fra deres fritid. Og derfor er det vigtigt at tage individuelle hensyn, når vi lægger vagtplaner. Heldigvis kan vi lægge rigtig meget data ind i systemet, så vi tager højde for den enkeltes behov, siger hun.
Skriv det i app’en
Teknologien giver nye muligheder. For eksempel er der en app – Loop – tilknyttet vagtplansystemet, hvor medarbejderne kan afgive individuelle ønsker og forslag til vagtplanen.
– Som medarbejder kan du få rigtig meget indflydelse på planlægningen, men det kræver, at du udnytter de teknologiske muligheder, der er og tager stilling til vagtplanen i app’en. Og så er der jo stadig medarbejdere, som egentlig gerne vil arbejde efter et nogenlunde fastlagt skema, og det skal vi også tage hensyn til, siger Maria Cano Sørensen.
Gik vagtplaner efter i sømmene
Hun er en af de vagtplanlæggere, der med støtte fra ’Sammen om’ har fået konsulentbistand til at hjælpe med at optimere arbejdet i vagtplansystemet. Maria Cano Sørensen ville gerne have konsulenternes hjælp, til at gøre vagtplanerne mere ens på tværs af de forskellige afsnit.
– Selvom afdelingen jo er et samlet hele, kan der hurtigt opstå nuancer i måden at gøre tingene på. Vi ville gerne have lidt mere ensretning på tværs, så de forskellige sengeafdelinger ikke gjorde det på forskellige måder og for eksempel havde forskelligedeadlines. Min tanke var at få kigget planerne efter i sømmene og strammet lidt op. For hvis vi får fodret systemet med de rigtige data, så kan det langt mere, forklarer hun.
Maria Cano Sørensen jonglerer vagtplanlægning for flere sengeafdelinger og et ambulatorium på Nordsjællands Hospital. Hun har fået konsulentbistand til at nørde endnu mere ned i vagtplansystemet.
Uvurderligt med flere øjne
Normalt sidder hun alene med vagtplansystemet, så at have fire konsulenter til at lave konkrete forbedringer, var luksus, fortæller hun.
– Det var ret uvurderligt at få flere kompetente menneskers systemtekniske øjne på, om det puslespil, vi har lagt i systemet, kunne lægges på en ny måde. Jeg kender vagtplansystemet godt, men det er et stort system, så det var rart at få blik for nogle af de features, jeg ikke kendte, forklarer hun.
Sammen med konsulenterne fik hun gjort netop det:
– Vi gik det hele igennem for hver afdeling og fik bygget systemet op på ny. Så nu er der en opdateret skabelon for vagtplanen, som er ens på tværs af afdelinger, forklarer hun.
Og så venter der et arbejde med at få opdateret de over 300 ansattes profiler i systemet.
– For hvis alle de her data står korrekt i systemet, kan det understøtte hvilke typer opgaver og lokationer den enkelte medarbejder kan være på. Systemet kan dermed sikre, at vi får nogle grundplaner med de rigtige kompetencer de rigtige steder, forklarer hun.
Det rykker og giver overblik
De relativt få timers konsulentbistand gjorde en stor forskel, påpeger hun.
– Når jeg kigger på systemet i dag, er det væsentligt mere overskueligt. Vi har fået komprimeret det en del, så der ikke er noget overflødigt, og det gør, at der er bedre overblik og at systemet viser det antal medarbejdere, der reelt er brug for på et givent tidspunkt. Så jeg tror, det kommer til at få tidsforbruget på vagtplansarbejdet ned. Så nu er vi spændte på udrulningen, og vi evaluerer løbende, siger Maria Cano Sørensen.