Frihed i vagtplanlægning skaber arbejdsglæde

På Øre-, Næse- & Halsafdelingen på Regionshospitalet i Gødstrup, lægger medarbejderne selv 60 pct. af deres vagtplan. Den større medbestemmelse giver bedre balance mellem arbejde og fritid, og den skaber gladere og mere motiverede læger og sygeplejersker.

Når man arbejder på et hospital, er en god vagtplan alfa og omega for et godt arbejdsliv, og her er principper som medbestemmelse og gennemsigtighed helt centrale. Hvis vagtplanen omvendt ikke hænger sammen, kan det gå ud over både arbejdsglæden hos den enkelte og stemningen mellem kollegaerne og de forskellige faggrupper. Det oplevede de på Øre-, Næse-, & Hals-afdelingen på Regionshospitalet Gødstrup.

”Vi havde lige haft en periode, hvor der var øget plejetyngde kombineret med nogle langtidssygemeldinger,” fortæller Rhina Høj Eriksen, der er sygeplejerske og arbejdsmiljørepræsentant
(AMR) på afdelingen.

Derfor måtte især plejepersonalet alle tage en ekstra tørn, og her blev det sat på spidsen, at den gamle måde at lægge vagtplanerne på, ikke var helt optimal.

”Det var nogen, der følte sig som puslespilsbrikker, der bare blev flyttet rundt med. Det kan godt give en stressfølelse. Man siger, at når krybben er tom, bides hestene. Så vi stod faktisk på en småbrændende platform, og det var et godt tidspunkt at starte nogle nye tanker på,” fortæller hun.

Ved hjælp af projektet Sammen om udvikling af de regionale arbejdspladser, fik afdelingen kontakt til konsulentbureauet Implement. Efter individuelle interviews med alle medarbejderne og efterfølgende en række workshops i en nøje udpeget arbejdsgruppe har afdelingen nu fået et nyt system, hvor hver medarbejder har mulighed for selv at fastlægge 60 pct. af sine vagter.

Bedre overblik og gennemsigtighed

Rent lavpraktisk foregår vagtplanlægningen i appen MyPlan, og selvom den i realiteten ikke er ny, er den det i praksis for mange af medarbejderne. Det fortæller Inge Krogsgaard Christensen, der foruden selv at være sygeplejerske, er vagtplanlægger for plejepersonalet. Før i tiden kunne friønsker blive sendt til hende på sms, mail eller Messenger, mens nogen ringede, og andre lagde en seddel på hendes skrivebord.

Nu hvor vagtplanen i højere grad er blevet frisat og lagt over til medarbejderne, er flere også begyndt at bruge appen, der desuden har fået tilføjet nogle flere funktioner. Det er bl.a. blevet nemmere at få overblik over ferie og afspadsering, for nu ligger alt i det samme system. Det giver en større gennemsigtighed for medarbejderne, fordi de kan se, hvor mange vagter, der skal dækkes, og hvor mange vagter, man selv skal tage, for at opnå det antal timer, man er ansat på, fortæller Inge Krogsgaard Christensen.

”Så ved man, at det er jo ikke fordi, at der er en der er sur på én, at man får mange vagter. Det er simpelthen, fordi vi har behov for, at få dækket de vagter.”

Tidligere oplevede hun, at nogle af kollegaerne kunne gå rundt med en følelse af, at de havde fået en dårligere vagtplan end deres kollegaer. I det nye system har de ansatte et større overblik over, hvor mange vagter, de skal tage for at opnå deres timetal. Samtidig har de fået større indsigt i, hvor mange vagter, der skal dækkes, før alle sengestuer og ambulatorierum kan køre.

En positiv sidegevinst var, at lægerne og sygeplejerskerne har fået en større forståelse for hinandens arbejdsvilkår, fortæller Mette Lund Andreassen.

”Jeg tror, at de drøftelser, der har været tværfagligt i arbejdsgruppen, har givet noget virkelig godt. Der var nogle aha-oplevelser, hvor lægerne kunne sige, ’er det virkelig sådan, I gør det hos sygeplejerskerne?’ Og omvendt. Så bare det at have dialogen har i hvert fald givet en gensidig forståelse,” siger hun.

Individuelle behov

For både læger og sygeplejersker har det naturligvis altid været muligt at ønske fri, men den helt store forskel er nu, at man også kan ønske, hvornår man gerne vil være på arbejde. På den måde kan man planlægge sin arbejdsuge, så den passer til den enkeltes præference.

Tina Køhler Vestergaard Nielsen er sygeplejerske, tillidsrepræsentant (TR) og har været på afdelingen i 11 år. Hun er meget begejstret over det nye system, for det giver hende bedre mulighed for at være sammen med sine børn.

”Resten af familien er hjemme klokken halv et om fredagen, og jeg er altid kommet hjem klokken fire. Så hvis jeg begynder at se lidt mere på, at jeg skal til at ønske aktivt, at jeg ikke skal have en dagvagt fredag, eller måske bare have en sovedag efter en nattevagt, så jeg kan stå op klokken et, så kan vi være sammen hele familien. Det er jo ikke alles mand og børn, der er hjemme klokken halv et om fredagen, men det er mine,” siger hun.

Uddannelseslæge og AMR, Benjamin Senqu Mulvad, har været med i arbejdsgruppen, der har fundet frem til, hvilke nye funktioner der skulle tilføjes MyPlan-appen. Han mener, at den helt store ændring er, hvor meget nemmere det er blevet at planlægge sit arbejde og dermed fritid.

”Før i tiden skrev jeg til sekretæren, at jeg ville gerne have vagt alle onsdage, for det giver bedst mening i mit liv. Og det var jo trods alt også noget arbejde for sekretæren at holde styr på. Så det var et af udgangspunkterne for appen, at hvis jeg ved, at jeg vil gerne have vagt alle onsdage, så kan jeg da lige så godt bare ønske vagt alle onsdage i systemet,” siger han.

Fridage og funktioner

Ud over at kunne vælge sine arbejdsdage, sætter Benjamin Senqu Mulvad pris på, at man med det nye system kan vælge vagter efter funktion.

”Vi (uddannelseslægerne, red.) er interesserede i forskellige ting. Jeg har for eksempel været meget på næseambulatoriet, og der er nogen, de synes, hals er meget sjovere. Personligt synes jeg, at det er befriende, at man kan få lov allerede at subspecialisere sig en lille smule og gå efter, hvad man egentlig interesserer sig for, frem for at skulle være tvunget ud i en funktion, som ligesom skal overstås,” siger han.

Sygeplejersken Rhina Høj Eriksen mener også, at den nye model giver mulighed for at blive dygtigere til sit job.

”Hvis man fx er i sengeafdelingen til dagligt, men tænker, at man trænger til at få pudset sin akutfunktion af, så kan man sagtens indgive et ønske om, at man får et par dage i akutfunktionen i klinikken,” siger sygeplejerske Rhina Høj Eriksen.

Samtidig giver det mulighed for et bedre samarbejde kollegaerne imellem – ikke mindst mellem faggrupper. Når vagterne er blevet ønsket i MyPlan bliver de lagt over i en såkaldt funktionsplan, som alle har læseadgang til. Det betyder, at man som sygeplejerske kan lægge sine vagter i forhold til lægernes vagtplan, forklarer Rhina Høj Eriksen.

”Hvis jeg sidder ved en computer her i huset og har to skærme, så kan jeg faktisk have funktionsplanen tændt på den ene skærm, og MyPlan på den anden skærm. Hvis jeg så for eksempel har et forløb med Mette, så kan jeg se, om hun allerede har indgivet ønsker til sin næste plan. Så kan jeg lægge mine vagter, så vi i hvert fald har nogle dage sammen,” siger hun.

Rum til forbedring

Selvom både læger og sygeplejersker allerede nu mærker en positiv forskel, er det planen, at systemet skal udvides, så medarbejderne lægger hele 70 pct. af deres egen vagtplan. På sigt skal ferieplanlægningen også frisættes, men der er stadig lidt vej endnu. Mens nogen straks har taget konceptet til sig, har det krævet lidt mere tilvænning for andre. Sygeplejerskernes vagtplanlægger Inge Krogsgaard Christensen fortæller, at mens nogen lægger de fulde 60 pct. af deres vagtplan, er der stadig en del, der kun ønsker fri. Derfor har hun i samarbejde med AMR Rhina Høj Eriksen netop haft en ”brush-up” på et personalemøde.

”Jeg opfordrer mine kollegaer rigtig meget til at bruge det, og vi begynder jeg også at få tilbagemeldinger på, at ’hold da op, det er jo egentlig nemt nok’,” siger arbejdsmiljørepræsentanten.

Sygeplejerske Tina Køhler spår, at jo bedre hun og kollegaerne på afdelingen lærer det nye system at kende, jo mere bliver det også brugt.

”Jeg tror, at jo mere vi arbejder med det, jo flere vil begynde at se på detaljerne og udnytte, at vi faktisk har noget at sige. I appen har du et rigtig godt overblik over dine 6. ferieuge, dine feriedage, din afspadsering, og du kan jo faktisk sætte det på og skrive afspadsering den og den dag op til en weekend eller et eller andet, hvis du tænker, det der har brug for det,” siger hun.

Ikke en brik i et puslespil

Når man har så stor indflydelse på sin vagtplan, betyder det til gengæld også, at man er mere villig til at tage de ikke så attraktive vagter, mener Tina Køhler Vestergaard Nielsen.

”Når jeg selv kan sætte vagter på, og jeg får langt det meste af det, jeg har ønsket, så er jeg også mere tilbøjelig til at sige ’pyt’, hvis jeg får en vagt, der ikke passer mig så godt. Jeg tror ikke, det er skidt givet ud, at man giver noget mere frihed til medarbejderne.”

I det hele taget, mener hun, at man møder mere engageret op på arbejde, når man i så høj grad selv har lagt sin vagtplan.

”Det kan bare give noget glæde og noget følelse af værdi, når du ikke bliver bare sat på, fordi der mangler en. Den er lidt hård at føle sig som en brik i et puslespil,” siger hun.

I skrivende stund har det den frisatte vagtplan kørt i to gange 12 uger, og Tina Køhler Vestergaard Nielsen er sikker på, det kommer til at kunne måles på trivslen på afdelingen.

”Det giver bestemt flere tilfredse medarbejdere. Det tror jeg simpelthen på, at det gør. At blive hørt og set af sin ledelse og vagtplanlægger, det giver bare noget godt.”

Rhina Høj Eriksen er helt enig.

”For mig har det givet en bevidsthed om, at jeg ikke bare skal passe ind i en plan. Det handler i bund og grund om medindflydelse og om at føle en anerkendelse af vores individuelle work-life-balance.”