Vagtplanlæggernes faglighed: Dyrk den og styrk den

Både patienter, medarbejdere og regionernes budgetter er dybt afhængige af god vagtplanlægning. Region Hovedstaden styrker målrettet vagtplanlæggerfagligheden. Vagtplanlæggeruddannelsen er sat i system, vagtplanlæggerne har fået deres egen årlige konference og lokale vagtplanlæggere får eksperthjælp.

Hvis du ser en medarbejder med en skrigende pink keyhanger om halsen på et af Region Hovedstadens sygehuse, er der stor sandsynlighed for, at det er en af de 2.500 vagtplanlæggere. Den pink nøglesnor er et lille symbol med stor værdi i en verden fuld af hvide, turkis og grønne uniformer, fortæller Carina Krath Jørgensen, som er enhedschef for Sund planlægning i Region Hovedstaden.

Vi vender tilbage til historien om den pink nøglesnor, men lad os først lige zoome ind på vagtplanlæggernes vigtige rolle i arbejdstilrettelæggelsen:

– Vagtplanlæggere går nogle gange lidt under radaren, men de er en virkelig vigtig faggruppe, for en stor del af vores medarbejdere går i døgndækket virksomhed. Alligevel har vagtplanlægning måske ikke altid været anerkendt som en selvstændig faglighed, siger hun.

At passe på patienter, personale og budgetter

Der er tre grundsten i vellykket vagtplanlægning: Hensyn til patienterne, hensynet til medarbejderne og hensynet til økonomien. Når de tre faktorer spiller sammen, er vagtplanlægningen som en ligesidet trekant i balance, forklarer enhedschefen.

– Patienterne har brug for den rette behandling af de rigtige fagpersoner på det rette tidspunkt. Medarbejderne skal have et godt arbejdsliv, hvor arbejde og fritid hænger sammen. Og regionens ressourcer skal bruges optimalt, siger Carina Krath Jørgensen.

Ifølge Charlotte Vallys, som er fællestillidsrepræsentant på Rigshospitalet og næstformand i regionens øverste MED-udvalg, har vagtplanlæggerne en nøglerolle både i forhold til hospitalernes opgaveløsning og i at sikre medarbejderne et arbejdsliv, som hænger sammen.

– Når man som medarbejder har et arbejde med vagter 24-7, så er god vagtplanlægning nøglen til, at balancen mellem arbejdsliv og privatliv kan gå op. Det kræver en kæmpe viden, stærke kompetencer, fokus på de små detaljer og evnen til at tænke frem i tiden at lægge en god vagtplan, siger Charlotte Vallys.

Vagtplanlægning er en kernefaglighed

I Region Hovedstaden arbejder man derfor målrettet med at professionalisere vagtplanlægning som fag.

– Det er vigtigt for os at professionalisere vagtplanlægning skridt for skridt. Vagtplanlæggernes arbejde har stor indflydelse på både patientsikkerhed og medarbejdertrivsel. De flytter rundt med mange penge og ressourcer. Alligevel kan du ikke uddanne dig til vagtplanlægger, ligesom du fx kan uddanne dig til sygeplejerske eller social- og sundhedsassistent, pointerer Carina Krath Jørgensen.

Region Hovedstaden har søgt og modtaget støtte fra ’Sammen om udvikling af de regionale arbejdspladser’ til tre forskellige projekter inden for professionalisering af vagtplanlægning: 1. Afholdelse af en fælles konference for regionens vagtplanlæggere, 2. Videreudvikling af regionens uddannelse rettet mod vagtplanlæggere og 3. Håndholdt konsulenthjælp til vagtplanlæggere på de enkelte afdelinger.

Hæng på her, så skal du høre, hvordan de tre indsatser er landet.

En kæmpe gave som ny vagtplanlægger

Region Hovedstaden har også skabt sin egen uddannelse for vagtplanlæggere. Der er uddannelsesstart hver måned, så alle nyansatte vagtplanlæggere bliver tilbudt et struktureret kompetenceudviklingsforløb fra begyndelsen. Samtidig får de nyansatte vagtplanlæggere mulighed for at indgå i et fagligt fællesskab med kolleger fra andre afdelinger i regionen. Vagtplanlæggeruddannelsen er inddelt i tre moduler, hvoraf to af dem er obligatoriske, og foregår lige når vagtplanlæggeren er begyndt i jobbet.

Da Anne Ovel Rasmussen fik jobbet som vagtplanlægger for lægerne på Akutmodtagelsen på Hvidovre Hospital, kom hun hurtigt på uddannelsen:

– Jeg kendte de basale funktioner i systemet fra mit tidligere job som vagtplanlægger i det kommunale, men det var rart med en grundig og grundlæggende intro til systemet og funktionerne. Det er et stort system med mange workarounds, så som ny er det en kæmpe gave at få et kursus, hvor man går i dybden med at lære at navigere i systemet. Og oveni købet med nogle virkelig dygtige og pædagogiske undervisere, siger Anne Ovel Rasmussen.

Læs hele interviewet med vagtplanlægger Anne Ovel Rasmussen.

En bedre vagtplansuddannelse

Noget af det, som pengene fra ’Sammen om’ er gået til, er netop at forbedre vagtplanlægger-uddannelsen ved at videreuddanne underviserne.

– Vores undervisere er nørder i vagtplanlægning. De kender vagtplanlægningssystemet og kan alle de fine fagudtryk. Men fordi man er ekspert i vagtplanlægning, er man måske ikke ekspert i at undervise. Så vi har brugt hele sidste år på at opkvalificere vores undervisere, fortæller Carina Krath Jørgensen.

Noget af det sværeste stof at undervise i er faktisk it-systemer, fordi man hurtigt falder i fælden med at gennemgå 287 slides med alle systemets mange funktioner, pointerer hun. Underviserne på vagtplanuddannelsen er derfor blevet klædt på til at anvende undervisningsmetoden Herskin. Det er et it-pædagogisk koncept, som har fokus på at gøre kursisterne selvhjulpne og i stand til selv at finde svarene i systemet frem for at vise dem alle funktionaliteterne.

– Det er slut med undervisning, hvor læreren står og siger ’så klikker du her, og så klikker du der’. Det vigtige for vagtplanlæggerne er, at de forstår grundlogikkerne i systemet, og så skal de vide, hvor de finder hjælp. Man kan ikke huske alt, så det vigtige er, at man som vagtplanlægger lærer hjælp til selvhjælp, så man ved, hvor man finder hjælp i systemet. I dag viser underviserne meget lidt af systemerne, men tegner i stedet for og lader derefter eleverne prøve selv, forklarer Carina Krath Jørgensen.

Indsatsen har båret frugt. De første evalueringer fra vagtplansuddannelsen viser, at underviserne på en skala fra 1 til 5 scorer 4,9 i formidling.

– Det, synes vi selv, er godt gået, konstaterer Carina Krath Jørgensen.

Uddannelse til en kompleks opgave

Vagtplanlæggeruddannelsen handler om mere end at lære systemer og regler at kende. Den dykker også ned i nogle af de menneskelige aspekter ved at være vagtplanlægger. For vagtplanlæggere står ofte i et krydspres, forklarer Carina Krath Jørgensen.

– Deres opgaver er meget komplekse, fordi de både skal varetage patienternes behov, regionens økonomiansvar og medarbejdernes behov på samme tid. Det er svært at håndtere og navigere i. Når du er vagtplanlægger, får du også delegeret noget af ledelsens ansvar for at sørge for, at de rigtige mennesker er på arbejde på de rigtige tidspunkter. Og det kan generere et krydspres fra ledelsen og medarbejderne, forklarer hun.

Samtidig går en meget stor del af budgetterne på afdelingerne til lønninger. Og det giver vagtplanlæggerne et ekstra stort ansvar, fordi der kan være stor økonomisk forskel på, om de vælger den ene eller den anden medarbejder til at vikardække. Hvis den ene fx har timer i regnskabet og den anden skal have overarbejdsbetaling, pointerer Carina Krath Jørgensen.

Kan vi hjælpe dig

Det tredje projekt, som regionen har sat i søen, er at give de enkelte vagtplanlæggere mulighed for håndholdt konsulentbistand. Carina Krath Jørgensen fortæller:

– Det er stadig et relativt nyt vagtplanlæggersystem, vi har, så det der kan drille er manglende viden eller kendskab til funktionerne. Det var baggrunden for, at vi satte denne her mulighed i søen. Så vi har simpelthen spurgt vagtplanlæggerne: Hvad er problemet og kan vi hjælpe dig med at løse det?

Vagtplanlæggerne har haft mulighed for at få besøg af eksterne specialister i systemet sammen med hospitalets egen lokale vagtplanlægningskonsulent. På den måde er der lokal forankring, så de gode erfaringer kan sprede sig til andre.

Læs interviewet med vagtplanlægger Maria Cano Sørensen, som er en af dem, som har fået konsulenthjælp til kompleks vagtplanlægning på tværs af flere afsnit.

Rart at nørde med kolleger

Indtil videre har cirka 20 lokale vagtplanlæggere haft besøg.

– Rådgivningen har taget udgangspunkt i nogle helt konkrete problemstillinger – nogle steder små problemer, som kunne løses nemt, på andre afsnit har det været komplekse udfordringer, som stadig er ved at blive løst sammen med leverandøren, fortæller Carina Krath Jørgensen.

– Tilbagemeldingerne, vi får, viser, at det er meget værdsat og styrker den faglige stolthed over at være vagtplanlægger og at få lov til at nørde ned i nogle problemstillinger sammen med andre eksperter, siger hun.

Gjort en forskel

Alle tre vagtplanlægger-tiltag, som har fået støtte af ’Sammen om’ er afviklet med succes og har gjort en forskel, siger Carina Krath Jørgensen:

– Midlerne har gjort, at vi kunne gøre nogle af vores tilbud bedre for vagtplanlæggerne – det gælder både vagtplanlæggerkonferencen, uddannelsen og konsulenttilbuddet.

Fællestillidsrepræsentant Charlotte Vallys glæder sig også over boostet til vagtplanlæggerne.

– Vi har brugt meget krudt på, at vagtplanlæggerne og arbejdet med vagtplanlægning skal styrkes og mere frem i lyset. For god vagtplanlægning har stor betydning for, om folk er glade for deres arbejde og har lyst til at blive i jobbet, siger hun.

Og så lad os slutte, hvor vi begyndte: Med de skrigpink nøglesnore. For de er et meget synligt bevis på, at Region Hovedstaden har en bevidst strategi om at gøre vagtplanlæggerne mere synlige og få fokus på deres særlige faglighed. Derfor får alle vagtplanlæggere, der deltager på vagtplanlæggerkonferencen eller -uddannelsen, nu udleveret de pink nøglesnore. Og rigtig mange medarbejdere bruger dem i hverdagen, fortæller Carina Krath Jørgensen.

– Det er meget tydeligt at se overalt i organisationen, at vagtplanlæggerne har nøglesnorene på. Man skal ikke underkende det at have sit eget symbol som faggruppe Det skaber stolthed og sammenhold.